PDFs einfach archivieren, auch für Unternehmen

PDFDer PDF-Standard ist aus der digitalen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Egal ob private oder berufliche Dokumente, versendet und abgelegt werden sie fast ausschließlich in diesem Format, vor allem wegen dem Vorteil der einheitlichen Darstellung. Jeder dürfte schon einmal die Situation erlebt haben, wo der Empfänger das Dokument nicht in dem zustand öffnen konnte, die der Absender vor sich hatte. Gerade für die Archivierung ist jedoch zentral, dass die Darstellung und er Inhalt unabhängig vom Betrachter komplett identisch ist. Auch deshalb besteht beim PDF-Standard grundsätzlich die Möglichkeit, diese Dateien auch digital zu signieren um eine Authentizität und Beständigkeit zu garantieren.

Gerade Unternehmen unterliegen zudem gesetzlichen Bestimmungen, die die Archivierung von unzähligen Dokumenten und Schriftstücken vorschreiben. Immer mehr Zeit wird von den Angestellten verwendet, um mit diesen Vorschriften konform zu sein. Umso wichtiger wird in jedem Betrieb eine professionelle PDF-Lösung, die solche Vorgänge weitgehend automatisiert.

Eine solche Lösung sollte mit möglichst vielen Dateiformaten kompatibel sein. Nicht nur Word-Dokumente, Emails, Tabellen und Präsentation müssen ohne Probleme ins digitale Archiv gelegt werden können, sondern auch branchenspezifische Formate. Überdies ist ein PDF nicht automatisch ein PDF: Der sogenannte PDF/A-Standard garantiert die Möglichkeit zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente und ist als ISO-Standard genormt. Idealerweise werden somit die Dokumente in diesem Format archiviert.

logoEine solche Lösung, die die oben genannten Aspekte berücksichtigt und umsetzt, um PDF archivieren zu können, ist die Software „webPDF“. Sie soll dazu beitragen, dass Unternehmen effizienter mit Dokumenten im PDF-Standard arbeiten können und gleichzeitig auch E-Mails einwandfrei zum archivieren sind.

webPDF arbeitet hierbei mit einem zentralen PDF-Server, der ca. 100 Dateiformate umwandeln und archivieren kann. Hierbei betont der Dienst, dass die PDFs rechtssicher archiviert werden. Auf der anderen Seite können die Dokumente auch bearbeitet, signiert, mit Zeitstempeln versehen und selbstverständlich auch exportiert werden. Dies gilt selbstverständlich auf für Grafiken, Scan- & Faxdokumente, die ebenfalls bearbeitet werden können.

Die Lösung ist kompatibel mit einer Variation an Unternehmenssoftware, namentlich zählen Microsoft Exchange, SAP und Lotus Notes zu den unterstützen Services.

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